Se pretende ampliar sua pequena empresa, certifique-se de que você tenha as ferramentas adequadas.

Embora não saibam, muitas pequenas empresas podem se beneficiar significativamente com a adição de um servidor centralizado na rede. Em primeiro lugar, acrescentar um servidor a uma rede existente possibilitará a autenticação centralizada. Isso significa que existe um diretório central do usuário no servidor com os nomes de usuários e as senhas de todos os funcionários da empresa. No Windows, ele é chamado de domínio do Active Directory. Com isso, todos os sistemas de desktop na rede são integrados ao domínio, e os usuários fazem login em seus desktops normalmente, mas o servidor controla esses acessos. Isso significa que os usuários podem fazer login em qualquer desktop na rede com seus nomes de usuários e senhas, pois seus arquivos e configurações serão exibidos como se eles estivessem sentados na frente do próprio computador. Essa funcionalidade é fundamental para a segurança, fornecendo a base para muitos outros aspectos da computação em rede.

Esse diretório também pode ser usado para permitir ou negar acesso a determinados arquivos somente aos usuários que possuem o acesso. Um servidor normal de uma pequena empresa terá compartilhamentos de arquivos disponíveis, contendo arquivos pessoais dos usuários, assim como arquivos compartilhados que outros usuários podem acessar quando necessário. Dedicando-se uma parte a cada usuário, as informações confidenciais e privadas poderão ser armazenadas em um lugar onde apenas o usuário poderá acessá-las. Por outro lado, geralmente existem compartilhamentos públicos que qualquer pessoa com uma conta válida pode acessar. Esse lugar, onde os dados são armazenados, deve estar disponível a todos os funcionários. Também é possível utilizar espaço no servidor para fazer backup dos sistemas de notebook que provavelmente retêm dados importantes. A associação da autenticação centralizada com o compartilhamento de arquivos aumenta consideravelmente a segurança, facilitando a localização dos dados.

Da perspectiva de seus usuários, o servidor estará visível na rede com um nome único, e os compartilhamentos serão listados no nome do servidor. A configuração e a definição adequadas usarão script de login em cada desktop para se conectar automaticamente a compartilhamentos de rede atendidos pelo servidor, e seus usuários se habituarão rapidamente a localizar e a salvar arquivos no servidor em vez de no desktop local. Na maioria dos casos, você pode reforçar essa ação com o uso de Políticas de grupo, que permitirão aos usuários salvar arquivos na pasta Meus documentos ‐‐ mas, na verdade, essa pasta está localizada no servidor. Dessa maneira, é possível garantir que seus usuários estejam salvando os arquivos no servidor.

TORNANDO O E-MAIL INTERNO

Um servidor também pode ser usado para centralizar o e‐mail. Uma pequena empresa que está operando atualmente sem um servidor, provavelmente está usando um recurso externo para o e‐mail, como o Yahoo ou o Google. Esses serviços são baratos, ou até mesmo gratuitos, mas a adição e a configuração de um servidor para gerenciar tarefas de e‐mail tornam internos todos os seus e‐mails. Isso tornará o acesso dos usuários ao e‐mail mais rápido e manterá as informações confidenciais dentro da empresa em vez de armazenadas em servidores no outro lado do país. Com o Microsoft Small Business Server, você também pode usar o Microsoft Outlook para e‐mail, calendário e agendamento, o que pode aumentar consideravelmente sua produtividade empresarial.

APLICATIVOS CENTRALIZADOS

Além disso, talvez você precise adicionar aplicativos à sua rede em algum momento, como um aplicativo de gerenciamento de recursos do cliente ou de um inventário. Eles podem ser executados a partir de seu servidor e usados por seus funcionários ao mesmo tempo que os dados permanecem seguros no armazenamento redundante do servidor. Você também pode executar pequenos bancos de dados em seu servidor com ferramentas como FileMaker Pro e Microsoft Access. Na maioria das empresas, esses aplicativos são fundamentais para a empresa, e mantê-los seguros é um requisito incondicional, especialmente à medida que a empresa cresce.

CONSTRUA UMA INTRANET E UMA EXTRANET

Dependendo do tamanho da empresa, talvez seja uma boa ideia criar um site de intranet simples para seus usuários. Esse site pode hospedar links rápidos para formulários, arquivos usados com frequência e informações para seus funcionários, bem como funcionar como um ponto central para distribuir informações para toda a empresa.

O Small Business Server da Microsoft vem com o SharePoint, o que pode tornar muito simples o processo de elaboração e manutenção do site de intranet. Se sua empresa precisa trocar grandes arquivos com outras empresas ou clientes, você também pode usar seu servidor para hospedar esses arquivos e permitir o acesso a entidades de fora (uma extranet), que é uma ideia mais eficiente do que simplesmente mandar e‐mails com arquivos grandes. Muitos provedores de e‐mail e empresas restringem o tamanho do e‐mail interno; assim, as transferências diretas de arquivos podem ser a única maneira de distribuir algumas informações. Com o uso das ferramentas do Microsoft Small Business Server e com a criação de um portal extranet razoável, esses problemas desaparecerão. Historicamente, os arquivos têm sido compartilhados com ferramentas como o FTP (File Transfer Protocol), mas talvez seja mais simples criar um site extranet seguro em que seus clientes possam recuperar arquivos e outros dados.

E‐MAIL MÓVEL

Mudando o e‐mail de sua empresa para um servidor local, você poderá usar o Microsoft ActiveSync e o Exchange para permitir o acesso aos e‐mails pelos seus dispositivos móveis, como BlackBerry ou iPhone. Se o acesso e as notificações de e‐mail constantes podem ajudar sua empresa, essa é uma maneira simples e eficaz para permitir essa funcionalidade.

FAZENDO O BACKUP DE SEUS DADOS

Uma vez que a autenticação, os arquivos e os aplicativos tenham sido centralizados, você tem um local único para encontrar todos seus backups. Enquanto os arrays RAID podem manter um servidor funcionando após uma falha de disco, os dados armazenados em seu servidor são muito mais valiosos do que o servidor em si. Em caso de falhas catastróficas, incêndio ou enchente, esses dados podem ser o diferencial entre manter as portas abertas ou fechá-las definitivamente. Assim, fazer o backup desse servidor é essencial.

A maioria das pequenas empresas desejará adicionar uma unidade de fita com preço razoável ao servidor. Uma unidade de fita utiliza mídia magnética para armazenar dados em fitas individuais. O software de backup que está sendo executado no servidor faz o backup em fita dos arquivos e do sistema operacional do servidor. A fita é lenta, e fazer backup mesmo de um servidor de uma pequena empresa pode demorar muitas horas; é por isso que os backups são geralmente programados para serem realizados durante a noite. Após a conclusão do backup, essas fitas podem ser armazenadas fora do local em uma localização segura.

Na maioria dos casos, a melhor ideia é criar um plano de rotação de fitas, que resultará na reutilização das fitas depois de algumas semanas, e os backups mais recentes serão levados para casa ou para outro lugar por segurança.

Com a implementação da autenticação centralizada e do servidor de arquivos, e com a adição de um plano considerável de backup, os desktops dos funcionários não serão mais responsáveis por armazenar dados importantes. Eles são apenas workstations, o que significa que os problemas que afetam o sistema de desktops não afetarão mais ninguém na empresa.

Há muitos benefícios na adição de um servidor a uma rede de uma pequena empresa. O princípio básico é que, se você está perdendo muito tempo na movimentação de informações em sua organização, está tendo problemas para obter a eficiência real de seus computadores atuais ou se preocupa com a segurança dos dados, este é o momento de adquirir seu primeiro servidor.

Sim, pode parecer assustador, mas você não está sozinho. Milhares de pequenas empresas já deram o primeiro passo, e com certeza o esforço valeu a pena.

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