Social Media Policy

Er wordt veel gesproken over Social Media deze dagen zowel binnen Dell als over de hele wereld. Dell moedigt alle medewerkers aan in het gebruik Social Media op de juiste manier en dit beleid moet je helpen op dat pad. Dit beleid is de eerste stap, niet de laatste, dus als je geïnteresseerd bent in Social Media, hetzij persoonlijk of professioneel, kijk dan naar onze Social Media en Community University (SMAC U) cursussen.

Omdat de term Social Media gebruikt wordt op een aantal verschillende manieren, willen we ervoor zorgen dat je begrijpt wat we bedoelen als we het hebben over Social Media. Social Media is een tool of service die gesprekken mogelijk maakt via het internet. Social Media is niet alleen de traditionele grote namen, zoals Facebook ®, Twitter en Hyves, maar geldt ook voor andere platformen waar de gebruiker gesprekken kan hebben, waarbij je in eerste instantie niet meteen denkt aan Social Media. Platforms zoals YouTube ™, Flickr ™, blogs en wiki's zijn allemaal onderdeel van Social Media.

Ten slotte, hoewel dit beleid is geschreven zodat het gemakkelijk te begrijpen is en in spreektaal, het is een echt beleid. Als je je niet houdt aan de beginselen die hieronder staan als je Social Media gebruikt, kan je geconfronteerd worden met ernstige gevolgen en eventueel beëindiging in overeenstemming met de wetten van het land waarin je werkt. Niemand wil dat dit zal gebeuren, dus lees over dit beleid en zorg ervoor dat je het begrijpt.

Dell heeft vijf Social Media principes die je moet weten voordat je in online conversaties meepraat die mogelijk van invloed zijn op Dell. Je zult deze principes al weten als je al hebt deelgenomen aan de Social Media Principles cursus van SMAC U. Als je vragen hebt over deze principes, dit beleid of Social Media in het algemeen, dan kan een e-mail sturen aan Social@dell.com.

Bescherm informatie

Social Media staat je toe om informatie te delen en met mensen connecties te maken. Wanneer je Social Media gebruikt, moet je proberen relaties op te bouwen, maar je moet ook bewust zijn dat door je relatie met Dell, je toegang hebt tot vertrouwelijke informatie die niet openbaar mag worden. Dus je mag niet onze vertrouwelijke bedrijfsinformatie of een van onze klanten persoonlijk identificeerbare informatie delen. Elk jaar volg je een cursus over hoe je privacy en persoonlijke informatie moet beschermen. Hetzelfde geldt voor sociale media, want als je per ongeluk vertrouwelijke informatie op een Social Media platform plaatst, zal het moeilijk zijn om deze informatie volledig te verwijderen.

Wees transparant en openbaar

Als je praat over Dell op Social Media, moet het bekend zijn dat je werkt voor Dell. Je vrienden kunnen weten dat je werkt voor Dell, maar hun netwerk van vrienden en collega's niet en je wilt niet per ongeluk iemand misleiden. Je kent en vergeet de 10 magische woorden: "Hallo, mijn naam is [NAAM], en ik werk voor Dell" niet. Zorg ervoor [NAAM] te vervangen door je naam, want anders dat ziet het er vreemd uit.

Volg de wet, volg de Code of Conduct

Via Social Media kan je ongelooflijk snel communiceren en kan je een viraal bericht hebben binnen enkele seconden. Dit maakt het moeilijk om een onjuist bericht te wissen als je het eenmaal hebt gedeeld. Het beste wat te doen is twee keer de inhoud controleren voordat je deze deelt, zowel voor de nauwkeurigheid en om ervoor te zorgen dat het past in Dell’s algemene sociale media strategie, onze Code of Conduct en eventuele beperkingen die mogelijk voor de inhoud gelden op basis van lokale wetgeving (zoals als de FTC Endorsement richtlijnen in de VS) en het platform dat je gebruikt (zoals de algemene voorwaarden voor de site waarop je het deelt). Een van de kernwaarden van Dell is Winnen met Integriteit, en dat geldt ook voor Social Media. Als Dell medewerkers houden wij onszelf aan hoge ethische normen, zoals onze Code of Conduct, en dat geldt voor Social Media, net zoals voor alles wat je doet als een Dell-medewerker.

Wees verantwoordelijk

Zorg ervoor dat je betrokken bent bij Social Media gesprekken op de juiste manier. Als je niet een autoriteit bent over een onderwerp, stuur het dan aan een deskundige in plaats van zelf te reageren. Spreek niet namens Dell als je geen officiële reactie van Dell geeft, en zorg ervoor dat je publiek het verschil begrijpt. Als je iets deelt over Dell op een Social Media platform dat niet zou moeten gebeuren, breng onmiddellijk het Social Media en Community team, uw manager, Ethics and Compliance of ieder ander geschikt contact op de hoogte. En vergeet nooit dat als er iets is gepost in social media het viraal kan gaan, ongeacht wat uw privacy-instellingen zijn, dus zorg ervoor dat je alleen inhoud post als je je comfortabel voelt als het terecht komt in de inbox van je baas, je collega's Twitter feed, of de voorpagina van een grote nieuwssite.

Aardig zijn, plezier hebben en connecties opbouwen

Social Media is een plaats om gesprekken te voeren en connecties te bouwen, of je het nu doet voor Dell of voor jezelf. De connecties die je maakt via Social Media zijn veel meer de moeite waard als je gesprekken voert in plaats van alleen berichten stuurt. Dell is altijd al een leider in het gebruik van technologie om rechtstreeks te communicaren met onze klanten. Social Media is een andere tool die je kunt gebruiken om ons merk te bouwen, zorg er gewoon dat je het op de juiste manier doet.

Social Media Account Eigendom

Dit gedeelte is geen Social Media principe, maar het is nog steeds belangrijk genoeg om het in dit beleid te noemen. Als je deelneemt aan sociale media-activiteiten als onderdeel van je baan bij Dell, kan het zijn dat je account wordt beschouwd als Dell eigendom. Als het account Dell bezit is, kan je het niet meenemen als je het bedrijf verlaat - wat betekent dat je niet mag proberen om het wachtwoord of de account naam te veranderen of een gelijk klinkende account mag aanmaken. Ook heb je niet het eigendom over de contacten en connecties die je hebt gekregen via dit account. Dit is niet van toepassing op de persoonlijke accounts die je gebruikt op het werk, maar is zeker van toepassing op alle Dell-branded accounts aangemaakt als onderdeel van je werk. Als je vragen hebt over een account waarop je actief bent, dan kunt je contact opnemen met het SMAC team om het account te bespreken.

Wereldwijd beleid voor Social Media ingangsdatum: 15 augustus 2011