Collaborer efficacement au sein d'une petite entreprise implique de savoir partager les informations stratégiques de votre entreprise avec l'ensemble de vos équipes pour que chacun puisse améliorer sa productivité. Vos données constituant le centre névralgique de votre entreprise, vos équipes ainsi que les clients et partenaires avec lesquels vous collaborez doivent être en mesure d'accéder aux informations, de les traiter, d'en discuter et de les partager.

Une entreprise en développement se doit de stocker l'ensemble de ses données dans un référentiel sécurisé, centralisé et extensible et de permettre à ses collaborateurs d'y accéder. L'installation d'un réseau basé sur des serveurs permet de parvenir à ce résultat en toute efficacité. Quelle que soit sa taille, votre entreprise peut elle aussi exploiter les avantages des serveurs et vous n'avez aucune raison de craindre ce bond technologique. L'adoption de ces réseaux désormais simples et abordables est une étape essentielle pour contrôler vos informations de A à Z. Tous les fichiers sur lesquels travaillent vos employés deviendront tout à coup visibles pour tous les collaborateurs qui ont besoin d'y accéder. Ils pourront travailler à plusieurs sur un même fichier, communiquer avec les collaborateurs en déplacement et, si nécessaire, partager des informations avec les clients via Internet. Réfléchissez à tout ce que vous pourriez accomplir plus simplement si vos employés pouvaient communiquer plus facilement et étaient mieux connectés à vos données. Examinons certains défis courants auxquels sont confrontées les petites entreprises et découvrons comment un serveur peut les aider à les surmonter.

1.Accédez simplement aux fichiers

Défi : Sur quel poste se trouve la feuille de calcul de comptabilité des clients du mois dernier ? Qui travaille actuellement sur la nouvelle présentation ? La plupart des petites entreprises disposent de moyens limités pour contrôler les fichiers, car chacun travaille sur son propre PC, coupé du reste du monde. Plusieurs versions d'un même fichier se retrouvent souvent disséminées sur différents ordinateurs et tous ces systèmes ne peuvent pas communiquer facilement. Aucun espace de stockage centralisé n'est disponible pour les données stratégiques et les employés ne peuvent pas travailler simultanément sur les fichiers. La recherche de la dernière version d'un fichier est synonyme de perte de temps. Michael Hulme, promoteur immobilier à Dallas, se souvient des problèmes qu'il rencontrait avant l'acquisition de son serveur. « Nous travaillons sur de gros projets et à l'époque, nous n'arrivions jamais à tenir tous nos consultants externes au courant de la progression du projet. Au final, nous rencontrions des problèmes de révision. Nous ne savions jamais qui avait quel fichier. Notre souci permanent était de réussir à faire en sorte que tous les collaborateurs disposent d'informations à jour. »

Solution : Comme M. Hulme et ses collaborateurs l'ont découvert, un serveur permet de conserver les fichiers au bon endroit. L'espace de stockage centralisé du serveur permet d'organiser de manière plus logique la gestion au quotidien des flux d'informations. Imaginez les possibilités de contrôle qui s'offrent à vous lorsque vous connaissez précisément le statut actuel de chaque document important. Un serveur stocke les applications et les fichiers dans un unique emplacement sécurisé auquel tous les collaborateurs peuvent accéder. Vous contrôlez les autorisations et accordez des droits d'accès aux fichiers et dossiers uniquement aux personnes qui doivent travailler sur ces données. Il devient alors très facile de créer des équipes collaboratives partageant une seule version mise à jour des fichiers importants, qu'il s'agisse d'un document, d'un livre comptable ou d'une présentation. Fini les pertes de temps : vous n'avez plus à rechercher sur tous les postes la dernière version d'un fichier. Les modifications apportées aux fichiers sont faciles à suivre. Vous disposez d'un rapport de suivi complet à portée de main.

2.Partagez vos données

Défi : Votre entreprise peut disposer d'informations complètes sur les 50 clients potentiels à surveiller, mais si celles-ci sont disséminées dans les listes de contact de quatre ou cinq employés, vous risquez de ne pas savoir que vous disposez de ces informations. Les données dont vous ne connaissez pas l'existence n'ont aucune valeur. Combien d'opportunités laissez-vous filer ? Ne souhaiteriez-vous pas disposer d'un emplacement unique et constamment mis à jour pour réaliser un suivi de vos clients, des stocks et des autres informations qui évoluent en permanence et qui sont vitales au bon fonctionnement de l'entreprise ? April Bishop, organisatrice d'événements et de mariages, doit tenir à jour des milliers de petits détails : la moindre glissade de la mariée le jour de la cérémonie pourrait gâcher la fête ! « Nous dépendons à 100 % de nos données », explique Mme Bishop. « Le nom du fleuriste ou l'heure de livraison de la pièce montée, par exemple, sont des petits détails qu'il faut absolument prendre en compte pour organiser un mariage. »

Solution : Les serveurs exploitent des systèmes d'exploitation spécialement conçus pour aider les groupes à collaborer de différentes manières et à améliorer leur productivité. Mme Bishop a fait l'acquisition d'un serveur pour centraliser les bases de données et les listes de tâches et permettre à l'ensemble de ses collaborateurs de mettre à jour les informations en permanence. Microsoft® Windows®  Small Business Server 2003 simplifie le partage des applications et des fichiers, de manière à ce que les données partagées dans des feuilles de calcul, des bases de données, des livres comptables, des outils de gestion de la relation client et d'autres applications soient accessibles très facilement par tous ceux qui en ont besoin. C'est précisément le type d'applications sur lesquelles s'appuient les entreprises pour se développer. Une fois partagées et optimisées par toute une équipe, elles deviennent encore plus performantes. Le serveur offre la puissance de traitement nécessaire pour exécuter ces applications métier tout en gérant les communications et la sauvegarde des données.

3.Coordonnez vos équipes

Défi : À deux, on se sent en bonne compagnie. Trois personnes et c'est déjà la foule. À quatre, c'est le désordre. Et à cinq ? Difficile de coordonner le travail d'équipe. Réussir à coordonner les tâches et les emplois du temps des membres d'une équipe peut se révéler impossible si les calendriers des uns et des autres ne sont accessibles par tous ou s'il est impossible de connaître la charge de travail de ses collègues. Tout le monde sait à quel point il est exaspérant d'organiser une réunion et de réaliser qu'une personne indispensable est en vacances. Lorsque vous communiquez à l'aide de Post-It et de tableaux d'affichage, vous savez très bien que certains messages importants peuvent ne pas être lus, avec à la clé un ralentissement des activités.

Solution : Microsoft Windows Small Business Server 2003 offre à votre petite entreprise de nombreux outils dont les grandes multinationales disposant d'infrastructures informatiques imposantes ne sauraient se passer. Microsoft Office SharePoint®  Server, inclus dans l'offre Small Business Server, permet de partager des calendriers de groupe, des contacts et des listes de tâches. C'est la solution utilisée par Mme Bishop pour aider ses collaborateurs à tenir à jour toutes les données sur les nombreux mariages en préparation. Vos employés peuvent déterminer facilement les heures les plus adaptées aux réunions et les planifier en quelques secondes, un gain de temps difficile à imaginer tant que vous n'avez pas utilisé un tel outil pour planifier une réunion. Vous pouvez même créer votre site Web interne (appelé intranet) pour faciliter le partage des dernières informations sur l'entreprise et des dernières mises à jour, 24 h/24 et 7 j/7. Fini les Post-It disséminés tout autour de votre écran. Fini également les tableaux d'affichage.

4.Accédez à vos courriers électroniques et à vos fichiers 24 h/24, 7 j/7

Défi : L'accessibilité de la messagerie, des téléphones portables et de l'Internet sans fil a permis aux entreprises de fonctionner 24 heures sur 24. Qu'en est-il de la vôtre ? Pour certaines entreprises, la collaboration entre membres d'une équipe s'arrête à 17 h, lorsque tout le monde éteint son ordinateur et rentre à la maison. Les membres de l'équipe qui sont en vacances ou en déplacement doivent alors rattraper leur retard à leur retour. Quant à la collaboration en ligne, en direct et à distance avec les clients, pas la peine d'y penser.

Solution : Pour collaborer efficacement, il doit être possible de contacter les personnes que vous souhaitez lorsque vous le souhaitez afin de faire avancer les projets. Votre absence du bureau ne devrait pas vous empêcher de travailler avec vos collègues. En adoptant un serveur de messagerie équipé de Microsoft Exchange Server, vous disposez de boîtes de courrier de très grande capacité, de fonctions d'intégration à Microsoft Outlook et d'un accès à distance par le biais de nombreux périphériques, qu'il s'agisse d'ordinateurs portables, d'assistants personnels ou de téléphones mobiles. Pour une apparence encore plus cohérente et professionnelle, le nom de domaine de votre société est inclus dans toutes les adresses électroniques. Vous pouvez désormais vous passer des systèmes de messagerie Web, moins sécurisés et moins puissants. SharePoint facilite également la mise en place d'un accès distant aux fichiers de la société. Vous pouvez travailler depuis votre domicile ou en déplacement, envoyer des télécopies sans papier (et vous dispenser ainsi de nombreuses lignes téléphoniques) et automatiser la sauvegarde des données, le tout au sein de l'interface de Microsoft Office, que tout un chacun maîtrise. Michael Hulme exploite ces fonctions de communication au quotidien. « Small Business Server et SharePoint nous permettent d'accéder de manière sécurisée à tous les systèmes de notre bureau et de les contrôler à distance. C'est vraiment impressionnant. D'un coup, nous avons réalisé que de nouvelles possibilités s'offraient à nous. »

5.Collaborez avec vos clients

Défi : Dans le monde actuel où tout est connecté, vos clients s'attendent à ce que vous soyez disponible, informé et réactif. La moindre incapacité à communiquer et à partager des informations avec vos clients à leur rythme et selon leurs horaires peut être interprétée comme un manque de professionnalisme et vous faire perdre des contrats.

Solution : SharePoint offre des assistants simples d'utilisation permettant de créer votre propre site Web, que vous pouvez ensuite utiliser pour communiquer avec votre clientèle par le biais d'enquêtes, de groupes de discussion, etc. Cette solution permet de se construire une présence sur le Web, aujourd'hui indispensable, et de contrôler et héberger votre site à moindre coût. Vous pouvez même partager des documents, des calendriers et des présentations en temps réel avec vos clients dans le cadre de réunions virtuelles. M. Hulme a quant à lui exploité la possibilité de travailler 24 h/24 et 7 j/7 avec ses collaborateurs externes. « Le serveur offre tellement de services que nous avons sauté le pas et ajouté une page à notre site Web afin de permettre aux collaborateurs externes participant à nos projets de cliquer sur les services ou les fonctionnalités serveur dont ils ont besoin. Nos sous-traitants font désormais vraiment partie de l'équipe. » En outre, ces outils peuvent vous aider à réduire les coûts et les pertes de temps liés aux déplacements : une raison de plus pour franchir le pas. Avec des réseaux basés sur des serveurs et la connexion Internet adaptée, vos clients peuvent également collaborer.

Vous saviez certainement qu'il est possible de simplifier le travail de vos collaborateurs en leur permettant de synchroniser leur travail et d'entrer en contact de manière plus efficace avec vos partenaires. Désormais, vous savez comment profiter de ces avantages. Même si vous n'exploitez qu'une partie des fonctions de collaboration offertes par les réseaux basés sur des serveurs, vous pouvez être certain que la gestion de votre entreprise sera plus efficace. Vos processus métier seront améliorés et vous pourrez mesurer les résultats en temps comme en argent. Toutes les entreprises, aussi petites soient-elles, peuvent exploiter les avantages des réseaux basés sur des serveurs. Vous pourrez vous aussi contrôler vos informations de A à Z et vos employés découvriront de nouvelles méthodes de collaboration qui leur permettront de travailler mieux et plus rapidement, à mesure que vous développerez votre clientèle. Il n'existe pas de meilleure méthode pour préparer un nouveau départ.