Administración de empresa: crear y administrar grupos de acceso

Los grupos de acceso permiten una seguridad mejorada. Proporcionan un control adicional para los administradores de la empresa sobre las ubicaciones y los activos que son visibles para otros empleados de su empresa a fin de usarlos en línea. Por ejemplo, se puede aplicar un grupo de acceso para restringir la visibilidad a un subconjunto de los activos y ubicaciones totales de una empresa mientras el usuario crea y administra una solicitud de servicio, utiliza aplicaciones como chat en línea, MyService360, CloudIQ o accede a una página de producto en serie. 
 
Los administradores de la empresa conservan la visibilidad de todas las ubicaciones y los activos, y no se pueden asociar a un grupo de acceso.  

Los grupos de acceso constan de lo siguiente: 

• Ubicaciones específicas 

• Familias de productos específicos 

• Combinación de ID de ubicación y familias de productos específicos 

• Recursos específicos 

Un administrador de empresa asigna grupos de usuarios a un grupo de acceso y determina qué ubicaciones y activos pueden ver los usuarios empresariales asociados. 
 
Para comenzar, primero debe crear grupos de acceso, que luego se pueden aplicar a los usuarios. Las instrucciones necesarias se proporcionan en las siguientes secciones. Esta funcionalidad solo está disponible para los administradores de la empresa. 

 

Figura 1: Ícono de persona Administrar empresa

 

Figura 2: Página de mosaico Preferencias

 

Figura 3: Administrar grupos de acceso de contactos

 
Crear un grupo de acceso de productos específicos 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y, a continuación, la subpestaña Grupo de acceso. 

4. Seleccione Add Access Group. 

5. Seleccione "Crear un grupo de acceso seleccionando productos individuales" y haga clic en Siguiente. 

Figura 4: Crear opciones de AG

6. Ingrese un nombre (obligatorio) y una descripción (opcional) para el grupo de acceso. 

7. En el menú desplegable Buscar por, seleccione el método deseado para encontrar sus productos. 

Figura 5: Ejemplo de creación de AG

 

8. Si busca por producto, ingrese el número de serie o la etiqueta de servicio que desea agregar en el cuadro de búsqueda de productos (se requiere un mínimo de cinco caracteres) y haga clic en Intro o haga clic en el botón de lupa para completar la búsqueda. 

9. En los resultados de búsqueda, seleccione las casillas de verificación junto a los productos que desea agregar y haga clic en Agregar al grupo. 

10. Si encuentra productos por ubicación, haga clic en una ubicación de la lista de ubicaciones disponibles para ver los productos disponibles para esa ubicación. 

11. Seleccione las casillas de verificación junto a los productos que desea agregar y haga clic en Agregar al grupo. 

12. Para ver los productos agregados, seleccione Mostrar productos seleccionados en la parte inferior derecha de la pantalla. 

13. Haga clic en Create Access Group. Se crea el grupo de productos y se muestra la página Ver grupos de acceso. 

Crear un grupo de acceso con familias de productos 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y, a continuación, la subpestaña Grupo de acceso. 

4. Seleccione Add Access Group. 

5. Seleccione "Crear un grupo de acceso seleccionando sitios o familias de productos" y haga clic en Siguiente. 

6. Ingrese un nombre (obligatorio) y una descripción (opcional) para el grupo. 

7. Haga clic en la pestaña Select Product Families. 

8. En la lista de familias de productos disponibles, seleccione las casillas de verificación junto a una o más familias de productos que desee agregar. La opción de filtro se puede utilizar para reducir la lista ingresando un nombre de familia de productos o un nombre parcial y haciendo clic en Enter. 

9. Para ver las familias de productos agregadas, seleccione Mostrar elementos seleccionados en la parte inferior derecha de la pantalla. 

10. Una vez que haya terminado de agregar familias de productos, haga clic en Create Access Group. Se crea el grupo de familias de productos y se muestra la página Ver grupos de acceso. 

 

Crear un grupo de acceso con sitios y familias de productos 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y, a continuación, la subpestaña Grupo de acceso. 

4. Seleccione Add Access Group. 

5. Seleccione "Crear un grupo de acceso seleccionando sitios o familias de productos" y haga clic en Siguiente. 

6. Ingrese un nombre (obligatorio) y una descripción (opcional) para el grupo. 

7. En la lista de ubicaciones, seleccione las casillas de verificación junto a la{s} ubicación(es} que desea agregar. La opción de filtro se puede utilizar para reducir la lista ingresando un nombre de ubicación, una dirección de ubicación o un ID de ubicación (mínimo de cuatro caracteres) y haciendo clic en Entrar. 

8. Haga clic en la pestaña Select Product Families. 

9. En la lista de familias de productos disponibles, seleccione las casillas de verificación junto a las familias que desea agregar. La opción de filtro se puede utilizar para reducir la lista ingresando un nombre de familia de productos o un nombre parcial (mínimo de cinco caracteres) y haciendo clic en Intro. 

10. Para ver las ubicaciones y las familias de productos agregadas, seleccione Mostrar elementos seleccionados en la parte inferior derecha de la pantalla. 

11. Una vez que haya terminado de agregar ubicaciones y familias de productos, haga clic en Create Access Group. Se crea el grupo de acceso y se muestra la página View Access Groups. 

 

Crear grupo de acceso al sitio 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y, a continuación, la subpestaña Grupo de acceso. 

4. Seleccione Add Access Group. 

5. Seleccione "Crear un grupo de acceso seleccionando sitios o familias de productos" y haga clic en Siguiente. 

6. Ingrese un nombre (obligatorio) y una descripción (opcional) para el grupo de sitios. 

7. En la lista de ubicaciones disponibles, seleccione las casillas de verificación junto a la(s) ubicación(es) que desea agregar. La opción de filtro se puede utilizar para reducir la lista ingresando un nombre de ubicación, una dirección de ubicación o un ID de ubicación (4 caracteres como mínimo) y haga clic en Intro. 

8. Para ver las ubicaciones agregadas, seleccione Mostrar elementos seleccionados en la parte inferior derecha de la pantalla. 

9. Una vez que haya terminado de agregar ubicaciones, haga clic en Create Access Group. Se crea el grupo de sitios y se muestra la página Ver grupos de acceso. 

 

Editar grupo de acceso al producto 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y la subpestaña Grupos de acceso.  

4. Haga clic en un grupo de productos en la columna NOMBRE DEL GRUPO. 

5. Haga clic en Editar elementos seleccionados. 

6. Para editar el nombre o la descripción del grupo, ingrese los nuevos nombres en los cuadros Nombre y Descripción. 

7. Para agregar productos a los grupos, seleccione el método por el cual desea encontrar sus productos en el menú desplegable Buscar por. 

8. Si busca por producto, ingrese el número de serie o la etiqueta de servicio que desea agregar en el cuadro de búsqueda de productos (se requiere un mínimo de cinco caracteres) y haga clic en Intro o haga clic en el botón de reloj de arena para completar la búsqueda. 

9. En los resultados de búsqueda, seleccione las casillas de verificación junto a los productos que desea agregar y haga clic en Agregar al grupo. 

10. Si encuentra productos por ubicación, haga clic en una ubicación de la lista de ubicaciones disponibles para ver los productos disponibles para esa ubicación. 

11. Seleccione las casillas de verificación junto a los productos que desea agregar y haga clic en Agregar al grupo. 

12. Para eliminar productos del grupo, realice lo siguiente: 

13. Seleccione Mostrar elementos seleccionados en la parte inferior derecha de la pantalla, la ventana se expande mostrando los productos seleccionados. 

14. Seleccione la casilla de verificación junto a los productos que desea eliminar. 

15. Haga clic en Eliminar del grupo. 

16. Una vez que se completen todas las ediciones, haga clic en Save Changes. Se actualiza el grupo de productos y se muestra un mensaje de operación correcta. 

 

Editar grupo de acceso al sitio 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y la subpestaña Grupos de acceso.  

4. Haga clic en un grupo de sitios en la columna NOMBRE DE GRUPO. 

5. Haga clic en Editar elementos seleccionados. 

6. Para editar el nombre o la descripción del grupo, ingrese los nuevos nombres en los cuadros Nombre y Descripción. 

7. Para agregar ubicaciones al grupo, seleccione las casillas de verificación junto a las ubicaciones que desea agregar de la lista de ubicaciones disponibles. La opción de filtro se puede utilizar para reducir la lista ingresando un nombre de sitio, una dirección de sitio o un ID de ubicación (mínimo de cuatro caracteres) y haciendo clic en Intro. 

8. Para quitar ubicaciones del grupo, realice lo siguiente: 

9. Seleccione la opción Mostrar elementos seleccionados en la parte inferior derecha de la pantalla, la ventana se expande y muestra las ubicaciones seleccionadas. 

10. Haga clic en el icono "círculo con menos" junto a cada ubicación que desee eliminar. 

11. Una vez que se completen todas las ediciones, haga clic en Save Changes. Se actualiza el grupo de sitios y se lo dirige a la pantalla Ver grupos de acceso. 

 

Editar grupo de acceso con familias de productos 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y la subpestaña Grupos de acceso.  

4. Haga clic en un grupo de la familia de productos en la columna NOMBRE DEL GRUPO. 

5. Haga clic en Editar elementos seleccionados. 

6. Para editar el nombre o la descripción del grupo, ingrese los nuevos nombres en los cuadros Nombre y Descripción. 

7. Para agregar una familia de productos al grupo, realice lo siguiente: 
   • Haga clic en Seleccionar familias de productos. 
   • En la lista de familias de productos disponibles, seleccione las casillas de verificación junto a las familias de productos que desea agregar. 

8. Para eliminar familias de productos del grupo, realice lo siguiente: 
   • Haga clic en Mostrar artículos seleccionados en la parte inferior derecha de su pantalla, la ventana se expande mostrando sus familias de productos seleccionadas. 
   • Haga clic en el icono "círculo con menos" junto a cada familia de productos que desee eliminar. 

9. Una vez que se completen todas las ediciones, haga clic en Save Changes. Se actualiza el grupo de la familia de productos y se lo dirige a la pantalla Ver grupos de acceso. 

 

Editar grupo de acceso con sitios y familias de productos 

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y la subpestaña Grupos de acceso.  

4. Haga clic en un grupo de la familia de productos en la columna NOMBRE DEL GRUPO. 

5. Haga clic en Editar elementos seleccionados. 

6. Para editar el nombre o la descripción del grupo, ingrese los nuevos nombres en los cuadros Nombre y Descripción. 

7. Para agregar ubicaciones al grupo, seleccione las casillas de verificación junto a las ubicaciones que desea agregar de la lista de ubicaciones disponibles. La opción de filtro se puede utilizar para reducir la lista ingresando un nombre de sitio, una dirección de sitio o un ID de ubicación (mínimo de cuatro caracteres) y haciendo clic en Intro. 

8. Para agregar familias de productos al grupo, realice lo siguiente: 
   • Haga clic en la pestaña Select Product Families. 
   • En la lista de familias de productos disponibles, seleccione las casillas de verificación junto a las familias de productos que desea agregar. 

9. Para eliminar sitios o familias de productos del grupo, realice lo siguiente: 
   • Haga clic en Mostrar elementos seleccionados en la parte inferior derecha de su pantalla, la ventana se expande mostrando sus sitios y familias de productos seleccionados. 
   • Seleccione las ubicaciones o familias de productos que desea eliminar seleccionando el icono "círculo con menos" junto a cada campo. 
   • Haga clic en Eliminar del grupo. 

10. Una vez que se completen todas las ediciones, haga clic en Save Changes. El grupo se actualiza y se lo dirige a la pantalla Ver grupos de acceso. 

 

Descargar datos del grupo de acceso 

1. Puede descargar la lista de todos los grupos de acceso de su cuenta como un archivo CSV. 

2. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

3. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

4. Seleccione la pestaña Administrar contactos y la subpestaña Grupos de acceso. 

5. Para descargar información acerca de todos los grupos de acceso de su cuenta, realice lo siguiente: 
   • Haga clic en Descargar. 
   • Asigne un nombre al archivo .csv y haga clic en Guardar. Se descarga la siguiente información: 
     1. Nombre del grupo 
     2. Descripción 
     3. Elementos (productos, sitios o sitios y familias de productos) 
     4. Fecha modificada   

 

Mostrar historial de grupos de acceso 

1. Puede ver la lista de todos los grupos de acceso de su cuenta que creó, modificó o eliminó.  

2. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

3. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

4. Seleccione la pestaña Administrar contactos y la subpestaña Grupos de acceso. 

5. Haga clic en Mostrar historial. 

6. El historial de los grupos de acceso se muestra con la siguiente información: 
   • Usuario 
   • Evento (descripción de lo que creó, modificó o eliminó)          
   • Fecha (fecha y hora en que se realizó el cambio) 

  

Aplicar grupos de acceso a un usuario (asociación de usuarios) 

Una vez que se crea un grupo de acceso, los usuarios se pueden asociar al grupo de acceso correspondiente.  La aplicación de un grupo de acceso define el acceso de un usuario a las ubicaciones y los productos de la empresa. Los usuarios no asignados a un grupo de acceso pueden acceder a todas las ubicaciones con la visibilidad configurada como abierta.  

1. Inicie sesión en el soporte de Dell. 

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el menú icono de persona y seleccione Administrar información de la empresa. Se debe mostrar la página Company Administration. 

3. Seleccione la pestaña Administrar contactos y la subpestaña Grupos de acceso. 

4. Seleccione la pestaña User Associations. 

5. Haga clic en la lista desplegable Access Group junto al nombre/correo electrónico de un usuario y seleccione el grupo que desea asignar.  

6. Aparecerá un mensaje de confirmación.  

7. Para aplicar un único grupo de acceso a varios usuarios, primero seleccione las múltiples casillas de verificación correspondientes de la lista de usuarios. 

8. Haga clic en el botón Edit Multiple Users Access. 

9. Seleccione un grupo de acceso de la lista desplegable. 

10. Haga clic en el botón Assign Access Group. Aparecerá un mensaje de confirmación.   

 

Figura 6: Usuario asociado AG

 

Crear un grupo de acceso "vacío" sin ubicaciones ni productos